Si te ha tocado ser presidente de la comunidad y no sabes por donde empezar, te explicamos todo lo que tienes que saber al respecto.
Ser presidente de la comunidad no es tarea fácil y mucho menos si nunca lo has sido, además es un cargo indelegable del que no se puede dimitir y que en la mayoría de ocasiones es sorteado entre los propietarios que conforman la comunidad de vecinos. Si te ha tocado y estás algo perdido, no te pierdas esta guía.
Responsabilidades del presidente de la comunidad
Aunque existen muchos roles dentro de la comunidad: vocal, vicepresidente, secretario, administrador, etc realmente de los únicos de los que no se puede prescindir es de la junta de gobierno y del presidente de la comunidad, los cuales pueden realizar todas las gestiones por sí mismos si así lo desearan.
El presidente es quien ostenta legalmente la representación de la comunidad, esto significa que será quien debe acudir a un juicio en el que la comunidad esté implicado y que además es quien tiene la potestad para firmar la documentación necesaria y celebrar contratos en nombre de la comunidad (ya sean laborales o de servicios).
Ser presidente no representa un trabajo remunerado y es un deber de todos los propietarios, que generalmente y a falta de voluntarios se sortea por un plazo anual (salvo que en los estatutos de la comunidad disponga un plazo distinto).
El presidente por lo tanto, es responsable de todas las negligencias o usos indebidos que puedan haber de la representación legal de la comunidad. Algunos de los casos más comunes son:
El seguro de la comunidad:
El presidente es responsable legal de todo lo que pueda suceder por impago, no renovación o falta de suscripción a un seguro comunitario.
Negligencia:
El presidente deberá responder ante la comunidad o cualquier propietario de las acciones que por omisión o actuación culpable hayan perjudicado a la comunidad, pudiendo ser denunciado por ésta o directamente a título personal por el propietario.
Contratos:
Cualquier contrato celebrado por la comunidad y no comunicado o con desenlace negativo para la misma, será directamente imputable al presidente de la comunidad.
¿Quién puede ser presidente de la comunidad?
Cualquier propietario es elegible y elector, siendo además un deber inherente a la propiedad. Esto significa que, a falta de voluntarios para el cargo, este será sorteado por un periodo generalmente de un año.
La presidencia de la comunidad es algo muy sensible ya que, a no ser por caso de flagrante enfermedad no puede declinarse y debe ejercerse incluso, cuando no se reside de forma habitual en el edificio (en el caso de segundas viviendas por ejemplo).
Además de esto el cargo de presidente tampoco puede ejercerse en representación, es decir que si es nombrado un padre, su hijo no podrá ejercer por el y de esta forma entre cualesquiera de los parentescos familiares.
Funciones del presidente de una comunidad de propietarios
El presidente de la comunidad, aglutina la mayoría de las funciones necesarias para que una comunidad de propietarios funcione. Es decir, para que la convivencia sea posible y no existan problemas en el edificio.
Aunque en la mayoría de las comunidades, por imposibilidad de tiempo para la gestión las funciones de secretario y presidente son ejercidas por un profesional de la administración de fincas, quien vela por el buen funcionamiento de la comunidad y se encarga de la responsabilidad legal y gestión de la misma, en el caso de que una comunidad decida instrumentar estas responsabilidades en la figura del presidente las funciones que a este le atañen serían las siguientes:
Firma de documentación
La firma de toda la documentación necesaria para el funcionamiento de la comunidad, contratos con trabajadores de fincas urbanas, con proveedores o cualquier otra gestión y su custodia corresponde al presidente de la comunidad.
Juntas
Es el responsable de convocar, comunicar y tomar nota de los acuerdos alcanzados en las juntas de propietarios. Teniendo también la obligación deontológica de hacer cumplir dichos acuerdos.
Trámites
Deberá realizar cualquier trámite que la necesidad requiera con organismos públicos dentro de los horarios que estos organismos habiliten para ello.
Control de la morosidad
Deberá controlar la morosidad, notificar del estado de la misma a sus responsables y emprender el proceso legal de reclamación de deuda siempre y cuando este sea admitido.
Contabilidad
Deberá llevar la contabilidad de los gastos e ingresos que tiene la comunidad, así como encargarse de los pagos a proveedores y la gestión de las cuentas bancarias.
Firma electrónica
Deberá gestionar el buzón de firma electrónica con las administraciones públicas y solicitar su alta en la agencia tributaria si la comunidad todavía no dispone de este servicio.
Ley de protección de datos
Es el encargado de gestionar, custodiar y hacer cumplir la legislación en materia de datos en nombre de la comunidad de propietarios.
Conflictos
Deberá además de todo lo anteriormente citado, lidiar en conflictos intracomunitarios (entre los propietarios) y en los ocurridos entre la comunidad y otro actor.
Ahorro
Debe estar al tanto de las mejores opciones para la comunidad en aseguradoras, servicios y revisiones, con el fin de hacer la gestión económica lo más eficiente posible.
Incidencias
Es el encargado de gestionar la reparación y resolución de cualquier avería en los pisos que afecte a la comunidad.
Ser presidente de la comunidad, es un trabajo que puede ocupar un gran tiempo y esfuerzo. Pero que, por otra parte, es total y absolutamente necesario.
La mayoría de las comunidades, no dudan en contratar un administrador de fincas porque por muy poco dinero por vecino, ninguno tiene que ocuparse de la gran cantidad de tareas que puede llegar a suponer la gestión de una comunidad.
Además, estas empresas ofrecen un respaldo legal y una responsabilidad ante los actos del administrador que puede liberar a la comunidad y al presidente de la carga de responsabilidad y hacer de la comunidad un lugar tranquilo en el que vivir.
Si te ha tocado ser presidente de la comunidad, debes tener muy claro que la comunidad depende de ti y que es muy importante mostrar respeto y responsabilidad hacia el cargo.
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